LE «TOP 10» DES ERREURS COMMISES PAR LES RECYCLEURS

1.         Dépôt d’une demande insuffisante

Toute demande incomplète ne fera pas l’objet d’une vérification.  Les recycleurs qui n’ont pas fourni toutes les informations requises et/ou n’ont pas fourni de liens clairs vers les documents pertinents verront leur demande rejetée.  Les demandes doivent être organisées et dotées de liens clairs vers l’information de support qui est soumise.

Toute demande non conforme ne fera pas l’objet d’une vérification.    Les demandes déposées pour des processus qui ne se conforment pas aux exigences de la NRPE seront immédiatement rejetées.  De plus, tous les processus visés dans la demande doivent être opérationnels au moment du dépôt de la demande.

Lorsqu’il est déterminé que de fausses informations ont été fournies, que toute partie d’une demande et/ou des documents à l’appui et/ou des processus en cours ont été falsifiés, la demande sera immédiatement rejetée.

 

2.         L’audit interne de conformité NRPE n’a pas été réalisé

Préalablement au dépôt d’une demande, le recycleur doit effectuer un audit interne pour déterminer la conformité aux exigences de la NRPE. Tous les éléments de non-conformité doivent alors être adressés dans le cadre du processus d’action corrective du recycleur. La demande au PQR doit seulement être soumise lorsque le recycleur a complété un audit interne et qu’il a compilé suffisamment de preuves pour démontrer sa conformité aux exigences de la NRPE.

 

3.        Aucune identification des exigences réglementaires

Les exigences réglementaires applicables aux opérations du recycleur doivent être identifiées et des preuves de conformité doivent être maintenues.

Une liste des lois et règlements ne constitue pas tout simplement un résumé des exigences légales applicables. Les recycleurs doivent, d’une part, démontrer que l’ensemble des exigences réglementaires applicables ont été identifiées en spécifiant de quelle façon lesdites exigences s’appliquent aux opérations et d’autre part, démontrer que des programmes de conformité sont en place.

Si aucune vérification de conformité réglementaire détaillée n’a été réalisée, aucun résumé des exigences réglementaires n’est fourni ou qu’aucune preuve vérifiable de la conformité (ou de l’exemption) aux exigences réglementaires n’est disponible, la demande sera rejetée.

 

4.         Évaluation détaillée des risques non réalisée

Les recycleurs doivent être familiers avec les risques potentiels pour l’environnement et la santé/sécurité en lien avec leurs activités. Ces derniers doivent démontrer que des mesures de contrôle adéquates sont en place pour prévenir les rejets et les expositions dangereuses.

L’évaluation des risques doit tenir compte des risques inhérents aux matériaux et aux procédés. La compréhension de ces risques peut exiger le prélèvement d’échantillons en milieu de travail, tels que des échantillons d’air ou de surface, ou des examens médicaux pour vérifier l’exposition des travailleurs.

De plus, l’évaluation des risques doit inclure des mécanismes permettant de mettre à l’épreuve et de vérifier l’efficacité des mesures de contrôle mises en place. Par exemple, s’assurer que les programmes de nettoyage éliminent les contaminants de façon efficace et que les programmes d’hygiène réduisent efficacement l’exposition des travailleurs. Ceci comprend à la fois les risques directement reliés aux zones de transformation ainsi que ceux reliés au transfert des contaminants (pouvant mener à l’exposition dans des zones propres).

 

5.        Les procédures ne sont pas suffisamment détaillées ou ne sont pas claires

Afin d’être efficace et répétable, toute procédure doit inclure des mesures détaillées, l’attribution des responsabilités et le calendrier pour compléter les tâches nécessaires. Les procédures qui ne présentent pas ce niveau de détail seront considérées incomplètes puisqu’elles ne sont pas dotées d’un cadre approprié à l’intérieur duquel il est assuré que les activités seront effectuées  comme prévu. De plus, toute procédure efficace doit détailler les mesures à prendre advenant tout écart par rapport à ladite procédure.

Les procédures doivent être applicables et spécifiques aux opérations. Prenez note que l’utilisation de procédures génériques n’est pas jugé comme étant suffisant et qu’à l’opposé, les procédures volumineuses et complexes ne peuvent être suivies en pratique au quotidien.

 

6.        Mesures correctives sans analyse des causes fondamentales

Afin de régler efficacement les problèmes identifiés, les recycleurs doivent d’abord procéder à l’analyse approfondie des causes fondamentales pour déterminer les sources sous-jacentes des problèmes. En s’adressant directement à la cause de la non-conformité, il est plus probable que les actions prises seront efficaces à prévenir la récurrence du problème (voire même des problèmes similaires).

Les recycleurs qui ne traitent que les problématiques immédiates (en surface), plutôt que d’adresser la source du problème, sont sujets à des répétitions du même problème.

 

7.        Recours à d’autres programmes de certification

Il existe une variété de normes portant sur l’environnement et la santé/sécurité ainsi que divers programmes de certification. Puisqu’il y a certains points communs entre les normes, les autres programmes peuvent constituer un bon point de départ pour les recycleurs qui recherchent l’approbation en vertu du PQR. Les recycleurs doivent cependant s’assurer qu’ils répondent spécifiquement à toutes les exigences de la NRPE.

Le recours à la certification d’un autre programme exclusivement ne constitue pas une base adéquate pour entreprendre le processus de vérification du PQR. Le recycleur doit démontrer qu’il a évalué les exigences de la NRPE en fonction de ses opérations, et que des programmes de conformité appropriés sont maintenus en place.

 

8.        Manque d’éducation, de formation et de compréhension

Les recycleurs doivent veiller à ce que des ressources compétentes et qualifiées sont disponibles pour développer des programmes de contrôle et  maintenir les opérations conformes aux exigences de la NRPE.

Une combinaison de ressources internes et externes peuvent être utilisées. Toutefois, les responsabilités doivent être attribuées exclusivement aux personnes qualifiées et compétentes, dans les domaines spécifiés. Les niveaux de formation et de compétence doivent être clairement définies et vérifiées pour toutes les personnes responsables. Des formations ou programmes d’étude supplémentaires peuvent être requis avant d’entreprendre certaines tâches. Un programme de formation continue peut aussi être nécessaire afin de maintenir les niveaux de compétence et/ou de connaissance selon les exigences.

Lorsque des ressources externes sont utilisées, le recycleur doit néanmoins être en mesure de démontrer un niveau adéquat de connaissance et de contrôle sur les divers systèmes et programmes, et non pas se fier uniquement sur une tierce partie pour s’assurer de la conformité envers la NRPE.

 

9.         Manque de responsabilité en aval

Recyclers are required to maintain a documented process to evaluate downstream recyclers and to evaluate their ability to handle material in a safe and environmentally sound manner, in accordance with the ERS and regulatory requirements.

Les recycleurs sont tenus de maintenir un processus documenté pour l’évaluation des recycleurs en aval, notamment évaluer leur capacité à manipuler les matières d’une façon sûre et respectueuse de l’environnement, conformément à la NRPE et aux exigences réglementaires.

Bien souvent, les recycleurs n’ont pas complété les étapes requises auprès des recycleurs en aval afin de les préparer adéquatement au processus de vérification du PQR.

Les recycleurs en aval doivent suffisamment connaître les exigences de la NRPE et avoir complété un audit interne qui contient les preuves de conformité envers la NRPE, avant de soumettre une  demande d’approbation en vertu du PQR. Pour les cas où  les preuves de conformité sont manquantes et/ou il est observé que le travail préparatoire n’a pas été complété, la demande sera rejetée.

 

10.       Manque de responsabilité et de transparence

L’intention du  PQR est de veiller à ce que les produits électroniques en fin de vie utile (PEFVU), et les matériaux qui en découlent, sont gérés selon des méthodes à la fois respectueuses de l’environnement et garantes de la santé et de la sécurité des travailleurs, et ce du point de transformation primaire au point de disposition finale.

Il est attendu que les recycleurs élaborent et adoptent, au sein de leurs opérations,  des principes de gestion respectueux de l’environnement servant de guide pour les processus de prise de décision.   Là où il existe un manque d’engagement envers l’adoption de ces principes, les mesures sont souvent prises dans l’objectif de répondre exclusivement à l’audit du PQR et des écarts importants sont notés en terme de conformité et de performance.

De plus, les recycleurs doivent divulguer de façon transparente les renseignements et éléments de preuve qui démontrent et soutiennent leur engagement envers des pratiques de gestion sûres, sécuritaires et respectueuses de l’environnement. Le fait de revendiquer la confidentialité des informations et de ne pas partager celles-ci ne confirme aucunement la mise en place des mécanismes de protection nécessaires.

Les recycleurs doivent adopter une culture d’engagement envers des  pratiques de gestion sûres, sécuritaires et respectueuses de l’environnement et faire preuve de transparence dans leurs processus afin de démontrer la performance, plutôt que de simplement réagir à un audit.