PRÉPARATION À LA DEMANDE D’APPLICATION ET À L’AUDIT

Que se passe-t-il lorsque le recycleur n’est pas prêt pour l’audit?

Il incombe à l’entreprise de recyclage de maintenir des preuves objectives et vérifiables qui démontrent une conformité aux exigences de la Norme sur le recyclage des produits électroniques (NRPE). Toute demande ou plan d’action corrective jugé inadéquat ou incomplet sera rejeté. Si le recycleur est incapable de démontrer qu’il est conforme dans le délai requis, l’audit sera fermé sous le libellé «non approuvé».

Avant de soumettre une demande, il est fortement recommandé au recycleur de consulter les informations relatives à la préparation de l’audit  ci-dessous, ainsi que les 10 principales erreurs commises par les recycleurs dans le but d’être convenablement préparé pour entreprendre le processus d’audit et éviter tout retard inutile.

 

Préparation à la demande d’application et à l’audit

1.         Responsabilité et reddition de comptes

Commencez par assigner la responsabilité de gestion du processus de mise en œuvre de la Norme de recyclage des produits électroniques (NRPE). La personne responsable doit avoir une connaissance adéquate des systèmes de gestion et l’autorité pour favoriser et mettre en place les modifications requises au niveau du processus et des opérations pour assurer la conformité avec les exigences de la norme.

2.         Réaliser une analyse des écarts

Un examen détaillé et documenté des opérations en regard de chacun des éléments de la NRPE doit être effectué. Pour chaque élément de la norme, il faut faire la compilation des données (informations de support) pour démontrer la conformité aux exigences et identifier les lacunes pour les cas où il n’existe pas de preuve adéquate de conformité.

3.        Évaluation et allocation des ressources

Sur la base des écarts de conformité identifiée, une évaluation des ressources internes disponibles doit être réalisée afin de déterminer si les ressources en place sont suffisantes et adéquates pour adresser les problématiques identifiées. Il faut aussi tenir compte des besoins en matière de formation et/ou d’utilisation de ressources externes pour traiter des problématiques particulières.

Pour s’assurer d’une mise en œuvre efficace des programmes de contrôle, des individus compétents et qualifiés dans les domaines suivants seront requis:

  • Programme de qualification des recycleurs;
  • Opérations de recyclage;
  • Exigences réglementaires applicables;
  • Risques et mesures de contrôle dans les domaines de l’environnement et de la santé/sécurité.

4.        Adresser les écarts

Pour chacune des lacunes identifiées, un plan d’action doit être élaboré afin d’analyser la problématique et de définir les actions appropriées pour la résoudre. Tous les plans d’action doivent être suffisamment détaillés, y compris la définition des actions spécifiques pour atteindre la conformité, les responsabilités relatives à la mise en œuvre et l’échéancier pour compléter.

5.        Réaliser un audit internet

Lorsque l’ensemble des actions identifiées pour adresser les non-conformités de la NRPE ont été prises, un audit interne doit officiellement être mené pour vérifier la mise en œuvre et la conformité vis-à-vis de chacune des exigences de la NRPE.

6.         Actions correctives

Toute non-conformité identifiée lors de l’audit interne doit être traitée dans le cadre d’un processus détaillé de mesures correctives, et un suivi doit être fait pour vérifier l’efficacité des mesures correctives qui ont été prises.

7.         Revue de direction

Les résultats des activités d’implantation de la NRPE, de l’audit interne ainsi que toute action corrective qui y est associée doivent être examinés par la haute direction et évalués dans le but de déterminer la pertinence et l’efficacité des programmes de contrôle.

8.         Évidence de conformité 

À partir du moment où les preuves de conformité s’avèrent adéquates et efficaces, celles-ci doivent être compilées et documentées de façon appropriée sur le formulaire de demande du BQR et accompagné de liens/identifiants clairs vers les documents de support, et soumis au BQR pour évaluation.