PROTOCOLES D’ÉVALUATION

Travaillant pour le compte des programmes provinciaux gérés par l’industrie (collectivement appelés « les programmes ») réglementant les produits électroniques en fin de vie utile (PEFVU), le Bureau de la qualification des recycleurs (BQR) a été mandaté pour effectuer les évaluations des recycleurs en vertu des exigences du programme de qualification des recycleurs (PQR) et des protocoles d’évaluation qui suivent. À ce titre, les programmes peuvent confier toute responsabilité et (ou) déléguer tous pouvoirs au BQR en vertu du PQR. Tous les résultats des évaluations seront communiqués aux programmes.

En soumettant une demande, le recycleur accepte de suivre le processus d’évaluation et permet au BQR et (ou) à ses agents d’accéder à son établissement de recyclage et au déroulement de ses activités dans le but d’effectuer une vérification en vertu des exigences du PQR. De plus, suivant toute vérification en vertu du PQR, le recycleur permettra l’accès à son établissement pour des contrôles avec ou sans préavis, pendant toute la durée de la vérification. Le recycleur veillera également à ce que tout recycleur en aval identifié dans le cadre de sa demande garantisse les mêmes droits et accès au BQR et (ou) à ses agents.

Le défaut de permettre l’accès aux procédés, installations ou activités d’exploitation applicables, ou à l’information relative à la demande, la certification ou l’exploitation de l’établissement, entraînera l’arrêt immédiat de l’évaluation et le rejet de la demande.

Le BQR peut, à son entière discrétion, consulter les autorités réglementaires, y compris les responsables de l’approbation et de l’application des règlements, sur toute question de non-conformité potentielle afin de demander une interprétation, une clarification ou toute autre résolution du problème.

Un constat de vérification final émis dans le cadre du PQR ne garantit aucunement à un recycleur l’obtention de contrat par un programme ou d’une allocation pour tout produit visé par un programme. Suivant la vérification, le recycleur doit faire une demande d’autorisation auprès de chaque programme afin de pouvoir traiter avec l’organisme de gestion responsable de chacun d’eux. Un programme sera en mesure de négocier ou de renégocier un contrat de services avec un recycleur seulement après réception d’une copie du constat de vérification final de ce recycleur.

PROCESSUS DE DEMANDE

Avant d’être considéré comme recycleur potentiel par les programmes, un recycleur doit faire évaluer et certifier par le BQR l’ensemble de ses activités d’exploitation de même que celles des recycleurs en aval traitant les matériaux associés ou générés par les PEFVU.

Un recycleur primaire peut engager le processus d’évaluation en remplissant le formulaire de demande du PQR et en le soumettant au BQR avec tous les documents requis. Il incombe aux recycleurs primaires de s’assurer de fournir toute la documentation à l’appui de leur demande. Toute demande incomplète ne sera pas traitée.

Dans l’éventualité où un recycleur est considéré comme ayant fourni des renseignements faux ou trompeurs au sujet de son entreprise, ses activités ou procédés de recyclage, sa demande sera immédiatement rejetée et le processus d’évaluation interrompu. Une demande de réévaluation par ce recycleur ne sera considérée qu’après un délai d’un an suivant le rejet de la demande et après l’approbation d’un comité formé de représentants des programmes.

ÉVALUATIONS

Les recycleurs seront évalués en vertu des critères de vérification de la norme sur le recyclage des produits électroniques (NRPE)*, conformément aux exigences du PQR. Le processus d’évaluation du PQR comprend trois éléments principaux : la vérification documentaire, la vérification sur place et les contrôles périodiques.

Le BQR ne procédera à une vérification documentaire qu’après réception du dossier de demande complet. Le dossier de demande sera à la base de la vérification documentaire. Toutefois, des renseignements additionnels peuvent être requis pour compléter la vérification. Le recycleur sera informé des résultats de la vérification documentaire et un plan de mesures correctives sera exigé pour toute non-conformité identifiée. Une fois jugé acceptable par le BQR, le plan de mesures correctives doit être mis en œuvre et toutes les non-conformités doivent être résolues de façon satisfaisante dans le délai prescrit avant d’entreprendre la vérification sur place.

Une fois la vérification documentaire effectuée, la vérification sur place à l’établissement du recycleur primaire sera fixée. Le recycleur sera informé des résultats de la vérification sur place et un plan de mesures correctives sera exigé pour toute non-conformité identifiée. Toutes les non-conformités identifiées doivent avoir été résolues de façon satisfaisante dans le délai prescrit avant d’entreprendre les vérifications en aval. Une fois l’évaluation de l’établissement du recycleur primaire effectuée avec succès et toutes les non-conformités résolues de façon satisfaisante, un processus similaire d’évaluation sera entrepris pour chaque recycleur en aval.

Dans le cadre des évaluations réalisées par le BQR, le recycleur primaire s’assurera de l’entière collaboration de tout recycleur en aval identifié dans le cadre de sa demande. À moins d’obtenir un consentement écrit du recycleur en aval pour la divulgation des résultats détaillés de son évaluation, les seuls éléments communiqués au recycleur primaire seront limités au nombre de non-conformités identifiées, à leur classification et aux délais pour leur résolution.

L’incapacité de prouver de façon adéquate la conformité en tout temps à tout élément de la NRPE constitue une non-conformité.

*C’est le 8 juin 2015 qu’entre en vigueur la nouvelle version de la norme de recyclage des produits électroniques (NRPE) mise à jour par Recyclage des produits électroniques Canada (RPEC). Veuillez cliquer ici pour consulter l’avis annonçant la NRPE 2015 sur le site Web de RPEC.

Que signifie l’adoption de la NRPE 2015 pour les recycleurs?

L’implantation de la NRPE 2015 s’effectuera en plusieurs étapes et une période de transition est prévue. La NRPE 2015, accompagnée de plus amples renseignements importants, sera disponible d’ici le 31 juillet 2015 et mise en ligne sur le site Web RQP.ca.

Si vous souhaitez discuter du processus d’audit et de l’incidence de la NRPE 2015 sur votre organisation, veuillez communiquer avec le BQR à info@rqp.ca.

RECYCLEURS EN AVAL

La gestion et la communication avec les recycleurs en aval relèvent de la seule responsabilité du recycleur primaire. Le BQR fournira au recycleur primaire le matériel de communication de base à l’intention des recycleurs en aval. Toutefois, il incombe au recycleur primaire de s’assurer que tous les recycleurs en aval sont informés des exigences du PQR et acceptent les conditions du processus d’évaluation en lien avec les protocoles d’évaluation des recycleurs.

Le BQR communiquera directement avec les recycleurs en aval uniquement pour fixer une date pour la réalisation des évaluations et partager toute information pertinente à une demande ou à une évaluation en cours. Dans le cas d’une entente entre le recycleur primaire et le recycleur en aval et de la mise en place de mesures appropriées pour faciliter l’application de cette entente, le recycleur primaire peut agir au nom du recycleur en aval dans le traitement de toute exigence du PQR. Par exemple, un recycleur primaire pourrait, en vertu d’une telle entente, signaler aux programmes d’intendance et au BQR toute amende ou infraction réglementaire au nom du recycleur en aval.

RÉSULATS DE L’ÉVALUATION

Les résultats de la vérification seront classés conformément aux protocoles de vérification définis par le PQR et toutes les non-conformités identifiées doivent être résolues de façon satisfaisante par le recycleur, tel que déterminé par le vérificateur du PQR et dans les délais prescrits par le PQR.

FERMETURE DE L’AUDIT – STATUT « NON APPROUVÉ »

L’incapacité du recycleur à fournir des preuves objectives et adéquates démontrant la conformité aux exigences du PQR, à l’intérieur des délais alloués, résultera en la fermeture de l’audit et le statut « non approuvé » sera attribué au recycleur.

Le recycleur pourra refaire une demande d’application 12 mois suivant la fermeture de l’audit et de l’attribution du statut « non approuvé ».

CONSTAT DE VÉRIFICATION FINAL

Suivant la résolution de toutes les questions en suspens concernant l’ensemble du flux de matériaux, le BQR préparera et fournira au recycleur et aux programmes un constat de vérification final dans le cadre du PQR, indiquant la portée de la certification du recycleur primaire.

Le recycleur doit reconnaître que l’évaluation a été réalisée pour le compte des programmes et que tous les résultats de toutes les évaluations, y compris le constat de vérification final, ne peuvent être utilisés que par les programmes et ne doivent en aucun cas être invoqués par des tiers ou faire l’objet d’une fausse représentation.

DURÉE DE LA CERTIFICATION

La vérification en vertu du PQR est considérée valable uniquement en fonction de la portée de la certification indiquée par le BQR et pour une période maximale de trois ans. Toute modification à la portée de la certification, y compris les types de matériaux traités, les procédés entrepris ou les recycleurs en aval utilisés, entraîne une revérification.

MAINTIEN DE LA CONFORMITÉ À LA NRPE

Il incombe au recycleur de s’assurer que son entreprise fonctionne conformément aux exigences de la NRPE pendant toute la période de certification/vérification et d’en maintenir une preuve évidente.

RÉVOCATION DE LA CERTIFICATION

Dans l’éventualité où il est déterminé par des éléments de preuve vérifiables que l’entreprise du recycleur ne respecte pas les exigences de la NRPE, un avis de non-conformité peut être émis et un plan de mesures correctives exigé. Le défaut de résoudre adéquatement la non-conformité dans le délai prescrit entraînera la révocation de la certification.

Suite à la révocation d’une certification, le recycleur ne peut déposer une demande de réévaluation qu’après trois mois d’exploitation suivant la mise en œuvre des mesures correctives afin de s’assurer que l’entreprise dispose d’amplement de temps pour opérationnaliser les modifications et fournir une preuve évidente de leur efficacité.

RÉSILIATION DE LA CERTIFICATION

Si, pour une raison quelconque, un recycleur est considéré comme ayant fourni des renseignements faux ou trompeurs au sujet de ses activités ou procédés de recyclage, sa certification sera immédiatement résiliée.

La demande de réévaluation suivant la résiliation d’une certification ne sera considérée qu’après un an  suivant la date de résiliation et après approbation d’un comité formé de représentants des programmes.

COÛTS LIÉS À LA CONFORMITÉ

Le recycleur doit assumer tous les coûts liés au respect de la réglementation et à la conformité à la NRPE.

PAIEMENT DES HONORAIRES DE VÉRIFICATION

Un frais d’application de 1 500$ est exigible dans le cadre des demandes suivantes:

  • nouvelles applications de recycleur primaires;
  • demandes de modification d’un champ (portée) d’application déjà approuvé; et
  • ajout de nouvelles applications de recycleur en aval.

Un tarif réduit au montant de 1 100 $ sera exigible pour les demandes soumises par des organisations à but non lucratif.

Prenez note que les frais indiqués ne sont pas applicables dans le contexte des revérifications ou audits de surveillance initiés par le BQR. Les frais d’application ne sont pas remboursables et le BQR n’est pas responsable des demandes incomplètes ou non-conformes.

COMMUNICATIONS

Le BQR maintiendra une liste de contacts pour diffusion des communiqués ou des mises à jour, comme les bulletins techniques. À moins que le recycleur ne s’inscrive auprès du BQR pour recevoir les mises à jour par courriel, toute l’information est accessible directement sur le site Web à www.rqp.ca.

DÉLAI D’OBTENTION DE LA CERTIFICATION

Le délai d’obtention de la certification est fonction de la préparation et du degré de collaboration du recycleur primaire et de tous les recycleurs en aval. Le BQR fixera la date d’une évaluation lorsque sur la foi de la demande et de la documentation en appui, le recycleur sera réputé être préparé adéquatement pour la tenue de l’évaluation.

Il est recommandé que tous les recycleurs, préalablement à leur demande de certification, procèdent à une analyse des écarts par rapport aux exigences de la NRPE afin de s’assurer que toutes les exigences ont été traitées de façon appropriée. Le défaut de répondre aux exigences de la NRPE entraînera un délai dans le processus d’évaluation et de vérification.

RÉSOLUTION DE CONFLIT

Dans l’éventualité où le recycleur est en désaccord avec l’évaluation finale du BQR, une deuxième évaluation peut être demandée. Cette évaluation sera réalisée par un panel formé de trois représentants des programmes provinciaux nommés par les directeurs exécutifs des programmes.

Le recycleur doit fournir une déclaration par écrit indiquant sa position sur la question et toute preuve matérielle justifiant sa position. Le BQR fera de même en présentant sa position justifiée par la preuve en appui obtenue dans le cadre de l’évaluation réalisée. Le panel examinera toute l’information fournie et pourra référer la question ou demander l’avis d’experts externes tels que les agences d’application de la réglementation dans le cas de non-conformités. Le panel prendra une décision finale concernant l’évaluation.

Aux fins de l’engagement dans un processus de résolution de conflit, le recycleur renonce à son droit de confidentialité en ce qui concerne les résultats de l’évaluation et l’information en appui.

ENTENTE DE DIVULGATION DES RÉSULTATS DE L’ÉVALUATION

Le recycleur consent au partage des résultats de l’évaluation et des rapports de vérification entre les programmes provinciaux de recyclage des produits électroniques ayant approuvé et utilisant le PQR.

INDEMNITÉ

En soumettant une demande de certification et en s’engageant dans le processus d’évaluation, le recycleur consent à indemniser et à prendre fait et cause pour le BQR et les programmes, leurs directeurs, administrateurs, employés et agents contre toute action ou procédure et contre tous dommages, coûts, honoraires juridiques sur une base procureur-client, pertes ou dépenses de quelque nature que ce soit, découlant du processus d’évaluation et de vérification.

CONFIDENTIALITÉ

Sauf indication contraire, le BQR respectera la confidentialité de l’information clairement identifiée comme confidentielle par le recycleur et ne divulguera ni n’utilisera cette information sauf pour la réalisation des évaluations dans le cadre du PQR et la communication des résultats.

Par ordre de la Cour, d’une agence gouvernementale ou aux fins de l’application d’une loi, le BQR peut être tenu de divulguer l’information confidentielle.

* Les protocoles d’évaluation des recycleurs peuvent être actualisés de temps à autre par le BQR.